När det gäller mjukvara så finns det alltid någon form av gratisalternativ. Det gäller även för CRM-system. Men precis som de gamla klyschorna så är gratis visserligen gott, men det finns givetvis en hel del begränsningar och kompromisser.
Men det finns många småföretag och enskilda företagare som klarar sig utmärkt med ett gratis CRM. I den här artikeln ska vi hjälpa dig få koll på vilka alternativ som finns, och se om du kan spara stort varje månad genom att välja ett gratis CRM.
Är du osäker på om du behöver ett CRM-system överhuvudtaget? Börja då först med att läsa vår guide: vad är ett CRM-system? .
Snabba svar
För dig som inte har tid att läsa resten av artikeln. Här är det viktigaste du måste veta i ett nötskal.
Hubspot är det bästa alternativet för dig som vill komma igång snabbt och helt gratis
Open Source är alltid gratis, men kräver egen hosting på server eller cloud och kräver tekniskt kunnande att installera och uppdatera
Freemium-versioner, som HubSpot, kommer alltid med begränsningar som kan innebära att du kommer behöva uppgradera till en betald version i framtiden.
Om gratis CRM känns för begränsande för dig: se vår guide om de bästa CRM-systemen för småföretag.
Vad är gratis CRM och vilka typer finns det?
För dig som vill ha ett gratis CRM-system finns det två huvudtyper att välja på:
Freemium: När ett etablerat CRM-företag erbjuder sina kunder en gratisversion av sitt system kallas detta Freemium. Fördelen är att du får tillgång till företagets cloudserver och kan jobba helt online. Du får dessutom jobba i ett polerat och professionellt gränssnitt. Men givetvis är gratisversionen mer begränsad än fullversionen och när dina behov växer så kan du lätt uppgradera till den betalda versionen.
Open Source Detta är programvara som är utvecklad helt utan kommersiellt intresse. Du har gratis tillgång till hela mjukvaran och alla dess funktioner utan att någonsin behöva betala något. Men eftersom det oftast inte finns ett stort företag bakom så finns det inte någon möjlighet att använda deras servers för mjukvaran. Det gör att du själv måste installera och uppdatera mjukvaran på dina egna server eller på en separat molntjänst. Det finns gott om dokumentation och ett hjälpsamt community kring populära open source-CRM, men det finns ingen officiell kundsupport.
Det finns också många CRM-företag som erbjuder en tidsbegränsad gratisversion för dig att testa. Men vi tar inte med dessa här då ett riktigt Freemium-alternativ inte ska ha någon tidsbegränsning.
De 3 bästa CRM-systemen som är helt gratis
1. Bästa Freemium-CRM: HubSpot
HubSpot är det professionella CRM-verktyg som har den mest generösa Freemium-versionen. Du kan ha obegränsat antal användare på samma plan. Men tänk på att det finns gott om begränsningar vad gäller kontakter och funktioner som du måste uppgradera för att få tillgång till.
Fördelar:
Gratis för obegränsat antal användare
Proffsig och lätt att komma igång med
Enormt ekosystem
Nackdelar:
Avancerade funktioner är ej tillgängliga
Branding (HubSpot-vattenmärke) i dina emails och marknadsföringsmaterial.
Passar för: Dig som vill komma igång med ett proffsverktyg snabbt och är villig att leva med begränsningarna eller uppgradera i framtiden.
2. Bästa CRM för ett litet team: Zoho
Zoho är ett annat populärt CRM med en generös Freemium-version. Här är du begränsad till max tre användare. Men i gengäld slipper du branding och har mer funktionalitet än i HubSpot
Fördelar:
Gott om funktionalitet för ett gratis CRM
Tillgång till alla de viktigaste verktygen
Komplett ekosystem med full integrering
Nackdelar:
Max tre användare
Avancerade AI-funktioner kräver uppgradering
Passar för: Dig som har ett litet företag med inga planer på att växa i framtiden, som vill ha ett proffsigt CRM med full funktionalitet och ingen branding.
3. Bästa opensource CRM: SuiteCRM
SuiteCRM är det mest kompletta och professionella open source CRM-systemet just nu. Du får ett CRM som har precis lika mycket funktionalitet som dyra betalda CRM. Men du får vara beredd på att det kräver en hel del tekniskt kunnande för att installera och konfigurera SuiteCRM.
Fördelar:
Gott om funktionalitet för ett helt gratis open source CRM
Kan konfigureras helt för dina behov
Open source, helt gratis och fritt att modifiera
Nackdelar:
Kräver tid och teknisk kunnande för att använda
Ingen molnserver, du måste själv ordna hosting
Ingen kundsupport
Passar för: Dig som har tekniskt kunnande att installera och konfigurera open source-programvara och är beredd på att den tid det tar från din huvudverksamhet kan medföra stor indirekt kostnad.
H2: Hur väljer man rätt gratis CRM?
Innan du bestämmer dig för att satsa på ett gratis CRM bör du tänka på följande;
Finns det ett gratis CRM som täcker mina behov?
Hur ser prisbilden ut om jag behöver uppgradera?
Medför begränsningarna i Freemium-CRM större kostnader än de är värt.
Har ditt företag tillräckligt kunnande och personal för att hantera ett open source-CRM?
H2: Vanliga frågor (FAQ)
Vad är skillnaden mellan freemium och open source
Freemium är en nedbantad version av ett betalt CRM-system som du kan använda helt gratis utan tidsgräns. Det finns begränsningar i vilka funktioner som finns tillgängliga, hur många meddelanden (mail, annonser etc.) du kan skicka eller hur många användare (anställda) du kan ha.
Open Source är ett program eller en app som är utvecklad för att vara helt gratis och fri att modifiera. Open source är helt utan begränsningar och du har tillgång till hela CRM-systemet helt gratis. Det finns dock inget företag bakom programmet och ingen kundsupport att få hjälp från.
Vilket gratis CRM är bäst för nybörjare?
Vi anser att Hubspots gratisversion är marknadens bästa. Det är mycket enkelt att komma igång med för en nybörjare och fortfarande väldigt kraftfull. Tänk dock på att du får branding för hubspot i dina mails och övrig marknadskommunikation.
H3: Ska jag välja ett gratis CRM?
Tanken att betala för något man kan få gratis kanske verkar dum. Men när du väljer ett gratis CRM så kommer det antingen med begränsningar eller krav på tekniskt kunnande och behov av egen digital infrastruktur.
Därför kan det vara ett lika bra beslut att välja ett bra CRM för småföretag som passar dina behov från början. Väljer du ett freemium-alternativ som de från Hubspot eller Zoho bör du försäkra dig om att du skulle vara nöjd med prisbilden i fall du skulle behöva uppgradera.
Sammanfattning
Det finns flera kraftfulla CRM-system som är helt gratis. Men om det på sikt är det bästa valet beror helt på ditt företags behov. Ibland kan det bli billigare i längden att välja ett betalt CRM som passar ditt företag istället för att kompromissa för att få något som är helt gratis.