Offerten är klar, kunden har sagt ja och nu ska avtalet skrivas under. Att skriva ut, signera, skanna och mejla tar en dag om det går bra. Med e-signering tar det några minuter. Men gäller en underskrift med BankID lika mycket som en med penna? Och vad är skillnaden mot att bara skriva sitt namn i ett mejl?
Här reder vi ut begreppen, vad som gäller juridiskt i Sverige och vilka avtal du fortfarande måste skriva under på papper.
Snabba svar
- E-signering är juridiskt giltigt. Elektroniska underskrifter och underskrifter med penna har som regel samma rättsliga status, enligt Bolagsverket.
- Det finns tre nivåer: enkel, avancerad och kvalificerad. De skiljer sig i hur säkert det går att visa vem som skrev under och att dokumentet inte har ändrats efteråt.
- En underskrift med BankID är en avancerad elektronisk underskrift. Det räcker för de flesta avtal ett småföretag skriver, och för årsredovisningar och stämmoprotokoll.
- Vissa handlingar kräver fortfarande penna, bland annat köpekontrakt för fastigheter, testamenten och bodelningar.
Vad är e-signering?
E-signering betyder att du skriver under ett dokument elektroniskt i stället för med penna. Myndigheterna kallar det e-underskrift eller elektronisk underskrift. Orden e-signatur och digital signatur används ofta som synonymer, men digital signatur är egentligen namnet på tekniken bakom: den matematiska kontrollen som gör att det går att upptäcka om någon har ändrat i dokumentet.
I praktiken går det till så här. Du laddar upp avtalet i en e-signeringstjänst, anger vem som ska skriva under och skickar. Mottagaren öppnar länken, läser och skriver under, ofta med BankID. När alla har skrivit under får alla parter det färdiga dokumentet.
En underskrift med BankID syns inte som en namnteckning. Den består av elektronisk information som knyter undertecknaren till exakt det innehåll som skrevs under. Ändras ett enda tecken efteråt syns det, så du behöver inte signera varje sida som på papper.
De tre nivåerna
EU:s förordning eIDAS delar in elektroniska underskrifter i tre nivåer. Den gäller i hela EU, och svensk lagstiftning är anpassad efter den.
| Enkel | Avancerad | Kvalificerad | |
|---|---|---|---|
| Exempel | Ditt namn i ett mejl, en inskannad namnteckning, en “Jag godkänner”-knapp | BankID, Freja eID+ | Underskrift via en kvalificerad tjänst med kvalificerat certifikat |
| Går att knyta till dig | Nej, lätt att förfalska | Ja | Ja |
| Upptäcker ändringar i dokumentet | Nej | Ja | Ja |
| Förhandsgranskad av myndighet | Nej | Nej | Ja, av PTS |
| Lagkrav i Sverige | Inga | Ibland, t.ex. för bolagshandlingar | Inga i dag |
Enkel underskrift är allt som visar att någon har godkänt något, men utan säkerhetskrav. Den är giltig, men den bevisar inte mycket om avtalet ifrågasätts.
Avancerad underskrift ska vara unikt knuten till den som skriver under, kunna identifiera personen och vara skapad med något som bara den personen har kontroll över. Den ska också vara kopplad till dokumentet så att ändringar i efterhand upptäcks. Det är den nivån de flesta menar när de pratar om e-signering.
Kvalificerad underskrift är en avancerad underskrift med ännu högre krav. Bara företag som granskats av ett certifieringsorgan och Post- och telestyrelsen (PTS) får leverera den. Enligt PTS finns det i dag inga lagkrav i Sverige på att kvalificerade underskrifter ska användas, och de är inte alltid bättre. Det beror på vad underskriften ska användas till.
Vad räknas BankID som?
En underskrift med BankID räknas som en avancerad elektronisk underskrift, enligt BankID själva och enligt PTS. Det är skälet till att BankID har blivit standard för e-signering i Sverige.
Det finns en viktig skillnad mellan att legitimera sig och att skriva under med BankID. Loggar du bara in i en tjänst har du inte skrivit under något. En e-signeringstjänst ska låta dig skriva under med BankID, inte bara logga in.
Det är också skillnad mot tjänster där du bekräftar med en SMS-kod. En juridisk artikel i Svensk Juristtidning (2023) pekar på att det är osäkert om SMS-signering uppfyller kraven på en avancerad underskrift, eftersom den inte kräver både en viss enhet och en personlig kod på det sätt BankID gör. Skriver du avtal där mycket står på spel är BankID det säkra valet.
En sak till att känna till: i många tjänster får det färdiga dokumentet tjänstens egen stämpel i stället för, eller tillsammans med, varje persons underskrift. Det är vanligt och fungerar, men fråga leverantören vilken nivå underskriften har om du behöver en avancerad underskrift. Det finns ingen offentlig lista över vilka tjänster som levererar avancerade underskrifter, så PTS råder dig att fråga leverantören.
Vilka avtal kan du skriva under elektroniskt?
De flesta. För de avtal ett småföretag skriver till vardags, som offerter, kundavtal, leverantörsavtal, sekretessavtal och anställningsavtal, finns i regel inga formkrav som hindrar e-signering.
För bolagshandlingar är det uttryckligen tillåtet. Enligt Bolagsverket får handlingar enligt aktiebolagslagen, årsredovisningslagen och lagen om ekonomiska föreningar skrivas under med en avancerad eller kvalificerad elektronisk underskrift. Det gäller till exempel årsredovisningen och stämmoprotokollet.
Skickar du in en papperskopia av en e-signerad handling till Bolagsverket ska det framgå att den har skrivits under elektroniskt, av vem och ibland när. Står det inte i dokumentet räcker det att bifoga tjänstens logg eller verifikatsida.
När måste du fortfarande använda penna?
När en lag säger att en handling ska vara undertecknad krävs i normala fall en fysisk underskrift, enligt Lantmäteriet. Det är ett formkrav, inte en fråga om bevis, så det hjälper inte att BankID är säkert. Kraven finns framför allt i jordabalken och ärvdabalken.
Enligt Lantmäteriet ska bland annat de här handlingarna skrivas under med penna:
- köpebrev, köpekontrakt, gåvobrev och bytesavtal för fastigheter
- testamenten, arvskiften och bodelningar
- tomträttsupplåtelser och servitut
- nyttjanderättsavtal som ska skrivas in i fastighetsregistret
EU:s förordning ändrar inte detta, eftersom den uttryckligen inte ersätter nationella formkrav.
Även anmälningar till Bolagsverket har egna regler. De skrivs under för hand eller via Bolagsverkets e-tjänster. Skickar du en elektroniskt underskriven anmälan med e-post krävs en kvalificerad underskrift.
Vad behöver ett småföretag?
För de flesta räcker en tjänst som låter mottagaren skriva under med BankID. Det ger en avancerad underskrift, som räcker för kundavtal, offerter och bolagshandlingar. Kvalificerad underskrift behöver du sällan i Sverige. Det kan bli aktuellt om du gör affärer i ett EU-land som kräver det för vissa förfaranden.
Tre saker är värda att kolla innan du väljer tjänst:
- Kostar BankID extra? Hos flera tjänster ingår inte BankID i den billigaste nivån, eller så kostar varje BankID-underskrift en avgift. Vad det kostar hos de billigaste tjänsterna har vi räknat på i gratis e-signering med BankID .
- Kan mottagaren skriva under utan konto? Kunden ska inte behöva registrera sig för att skriva under.
- Har du redan e-signering? Fortnox har e-signering inbyggd för avtal och protokoll. Använder du Fortnox kanske du inte behöver en separat tjänst.
Vanliga frågor
Är e-signering juridiskt bindande?
Ja. Enligt Bolagsverket har elektroniska underskrifter och underskrifter med penna som regel samma rättsliga status. EU:s förordning eIDAS säger att en elektronisk underskrift inte får nekas rättslig verkan bara för att den är elektronisk. Undantaget är handlingar där lagen kräver fysisk underskrift, till exempel fastighetsköp och testamenten.
Är BankID en kvalificerad elektronisk underskrift?
Nej. En underskrift med BankID räknas som en avancerad elektronisk underskrift. Det räcker för de flesta avtal och för bolagshandlingar som årsredovisningar. I Sverige finns i dag inga lagkrav på kvalificerad underskrift.
Kan man skriva under ett fastighetsköp med BankID?
Nej. Köpekontrakt och köpebrev för fastigheter ska enligt Lantmäteriet skrivas under med penna. Samma sak gäller gåvobrev, testamenten, arvskiften och bodelningar.
Är en inskannad namnteckning en e-underskrift?
Ja, men bara en enkel sådan. Den är lätt att förfalska och går inte att knyta till den som skrev under, enligt Myndigheten för digital förvaltning. Behöver avtalet hålla om det ifrågasätts, använd en avancerad underskrift med BankID.
Vad är skillnaden mellan e-signatur och digital signatur?
I vardagligt tal betyder de samma sak som e-underskrift. Digital signatur är egentligen namnet på tekniken som låser dokumentet så att ändringar kan upptäckas. Myndigheterna använder ordet e-underskrift.
Sammanfattning
E-signering med BankID är giltigt för nästan alla avtal ett småföretag skriver. Det räknas som en avancerad elektronisk underskrift, och det är den nivån du behöver i vardagen. Kvalificerad underskrift krävs inte i Sverige i dag.
Fastigheter, testament och familjerättsliga handlingar kräver fortfarande penna. När du väljer tjänst, kontrollera att BankID ingår och vad varje underskrift kostar.